Seit 2025 ist der Begriff E-Rechnung enger definiert: Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist nach dieser Definition keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Für kleine Unternehmen ist das wichtig, aber nicht sofort gleichbedeutend mit "ab morgen nur noch XML". Es gibt Übergangsregeln, Ausnahmen und praktische Unterschiede zwischen Empfangen und Ausstellen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Außerdem muss sie elektronische Verarbeitung ermöglichen. Das bedeutet: Die relevanten Rechnungsdaten liegen maschinenlesbar vor.
Ein PDF, das nur aussieht wie eine Rechnung, enthält zwar lesbaren Text, aber keine ausreichend strukturierte Rechnungslogik. Deshalb gilt ein normales PDF seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im neuen Sinn.
XRechnung und ZUGFeRD
Zwei wichtige Formate in Deutschland sind:
| Format | Kurz erklärt |
|---|---|
| XRechnung | Reines strukturiertes XML-Format, vor allem aus dem öffentlichen Auftragswesen bekannt. |
| ZUGFeRD | Hybrides Format, typischerweise PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. |
Das BMF beschreibt, dass XRechnung und ZUGFeRD unter bestimmten Voraussetzungen die Anforderungen an ein strukturiertes elektronisches Format erfüllen können. Entscheidend ist nicht der Name des Formats allein, sondern ob die Anforderungen der EN 16931 und der gesetzlichen Pflichtangaben erfüllt werden.
Was gilt seit 2025?
Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden. Gleichzeitig gelten Übergangsregelungen:
- Für 2025 und 2026 können Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung verwenden.
- Eine Papierrechnung kann in dieser Übergangsphase verwendet werden.
- Ein anderes elektronisches Format, zum Beispiel ein PDF per E-Mail, braucht wie bisher die Zustimmung des Empfängers.
- Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich die Möglichkeit für sonstige Rechnungen bis Ende 2027.
- Erst nach Ablauf der Übergangsfristen wird die E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze tatsächlich verpflichtend.
Diese Zusammenfassung ist bewusst allgemein. Für konkrete Fälle zählen Umsatzart, Empfänger, Zeitpunkt und Ausnahmen.
Empfangen und Ausstellen sind nicht dasselbe
Das BMF weist darauf hin, dass Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen. Für den Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass jedes kleine Unternehmen sofort jede Ausgangsrechnung als XRechnung oder ZUGFeRD erstellen muss.
Kleinunternehmer sind bei bestimmten Ausstellungspflichten ausgenommen, müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können.
Was bedeutet das für BlitzBill?
BlitzBill erstellt aktuell PDF-Rechnungen und unterstützt die wichtigsten Pflichtangaben, Kleinunternehmer-Rechnungen, Reverse Charge und finale Rechnungsnummern. EN-16931, XRechnung und ZUGFeRD sind als spätere Ausbaustufe geplant, aber noch nicht verfügbar.
Für viele kleine Rechnungen ist ein korrektes PDF heute weiterhin praktisch. Wer jedoch regelmäßig inländische B2B-Rechnungen schreibt, sollte die Übergangsfristen nutzen, um seine Prozesse auf E-Rechnung vorzubereiten.