§ 14 UStG ist die zentrale Vorschrift für Rechnungen im Umsatzsteuerrecht. Für die Praxis heißt das: Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie nachvollziehbar ist und beim Empfänger grundsätzlich für den Vorsteuerabzug taugt.
Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Pflichtangaben in Alltagssprache. Er ersetzt keine Steuerberatung, hilft aber beim Prüfen typischer Rechnungen.
Was ist eine Rechnung?
Das Umsatzsteuergesetz versteht unter einer Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Es kommt also nicht darauf an, ob oben "Rechnung", "Honorarrechnung" oder etwas Ähnliches steht. Entscheidend ist, dass über eine Leistung abgerechnet wird.
Eine Rechnung kann außerdem aus mehreren Dokumenten bestehen, wenn sich die Pflichtangaben zusammen eindeutig ergeben. In der Praxis ist ein einziges klares PDF aber meist einfacher.
Die Pflichtangaben im Überblick
Für eine vollständige Rechnung sind vor allem diese Angaben wichtig:
| Pflichtangabe | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers | Der leistende Unternehmer muss eindeutig erkennbar sein. |
| Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers | Der Kunde muss eindeutig erkennbar sein. |
| Steuernummer oder USt-IdNr des Ausstellers | Finanzamt und Buchhaltung können den Aussteller zuordnen. |
| Ausstellungsdatum | Zeigt, wann die Rechnung erstellt wurde. |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Verhindert doppelte oder unklare Belege. |
| Beschreibung der Leistung | Der Leistungsgegenstand muss nachvollziehbar sein. |
| Leistungsdatum oder Leistungszeitraum | Wichtig für Buchhaltung und Steuerzeitraum. |
| Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag | Grundlage für Umsatzsteuer und Vorsteuer. |
| Hinweis auf Sonderregelungen | Zum Beispiel §19 UStG oder Reverse Charge. |
Leistungsbeschreibung: lieber konkret als knapp
Eine Leistungsbeschreibung sollte eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Das bedeutet nicht, dass jede Rechnung seitenlange Details braucht. Zu knapp sollte sie aber nicht sein.
Beispiele:
- Schwach: "Dienstleistung"
- Besser: "Webdesign für Landingpage, pauschal"
- Besser: "Beratung zur Prozessautomatisierung, 8 Stunden im Juni 2026"
- Besser: "Fotografie Business-Portraits am 04.06.2026"
Wenn du Stundennachweise oder Projektlisten hast, kannst du sie zusätzlich als Anlage aufbewahren. Auf der Rechnung selbst sollte trotzdem klar sein, worum es geht.
Netto, Umsatzsteuer und Brutto
Bei regelbesteuerten Rechnungen müssen Nettoentgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag zueinander passen. Bei mehreren Steuersätzen sollten die Summen nach Steuersatz getrennt nachvollziehbar sein.
Bei Kleinunternehmern wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. In diesem Fall sollte ein Hinweis auf § 19 UStG aufgenommen werden.
Rechnungsnummern müssen eindeutig sein
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Nummernformat vor. Wichtig ist, dass eine finale Rechnung eindeutig identifizierbar ist. Viele Unternehmen nutzen Jahrespräfixe wie 2026-001, 2026-002 oder sprechende Formate wie R-2026-0001.
Wichtig: Eine bereits finalisierte Rechnung sollte nicht einfach überschrieben werden. Wenn etwas korrigiert werden muss, ist oft eine Berichtigung oder Stornorechnung der bessere Weg.